一個(gè)優(yōu)秀的審核員可以為組織帶來(lái)價(jià)值，而一個(gè)糟糕的審核員卻會(huì )使組織戴上官僚主義的枷鎖。兩者之間的區別通常取決于審核員在審核之前、審核期間和審核之后所做出的不同表現。

　　關(guān)于管理體系審核，ISO 19011提供了相關(guān)指南，并規定了審核員所具備的能力要求。在審核員培訓課程中，通常會(huì )講授從準備審核方案到編制審核報告方面的管理體系審核基本知識。如果幸運的話(huà)，審核員在審核培訓課程中還可以練習到個(gè)人審核行為和技巧。然而，對于管理體系審核的真正學(xué)習，還應當是從審核員實(shí)施第一次審核任務(wù)時(shí)才開(kāi)始的。

　　審核是一種持續進(jìn)行的過(guò)程，即使經(jīng)驗豐富的審核員也都會(huì )有這樣的親身體會(huì )，那就是審核員在每次審核中都會(huì )學(xué)習到一些新的東西。

　　本文以下內容闡述了審核員在審核之前、審核期間和審核之后要做到的一些事情，從而有助于審核員更好地實(shí)施管理體系審核。

　　審核之前

　　審核員在審核之前花費一定時(shí)間進(jìn)行有效的審核策劃，可以為管理體系審核帶來(lái)良好的回報，這一點(diǎn)對于遠程審核來(lái)講更是如此。審核策劃對于確保實(shí)現審核目標至關(guān)重要，而在開(kāi)始實(shí)施管理體系審核之前，審核員必須做好以下幾件事情：

　　知道審核標準

　　當組織必須要滿(mǎn)足不同要求時(shí)，審核會(huì )變得很復雜。

　　當受審核方在審核員面前解釋他們在做什么以及他們是如何來(lái)做時(shí)，審核員的大腦正在同時(shí)處理所有相關(guān)信息，并將其所聽(tīng)到的內容和看到的情況，與其在受審核方的管理體系文件中得到的信息進(jìn)行比較。除此之外，審核員還必須確定受審核方所解釋的實(shí)際內容和情況是否全部滿(mǎn)足相關(guān)要求。這樣就需要審核員同時(shí)處理諸多事情。

　　如果審核員不知道審核要求，就會(huì )在審核過(guò)程中花費大量時(shí)間來(lái)盲目找尋問(wèn)題，如同大海撈針，這樣可能會(huì )錯過(guò)對組織來(lái)講也許非常重要的審核發(fā)現。在實(shí)際審核過(guò)程中，不期望審核員都能夠記住或引用相關(guān)審核要求的每項條款或內容，但是審核員至少應知道這些審核要求的存在，并能夠將這些審核要求的重點(diǎn)聯(lián)系起來(lái)，以確定某項事情是否做得不太正確。

　　理解組織的環(huán)境

　　組織的外部和內部因素、相關(guān)方及其需求和期望，確定了組織管理體系的邊界、適用性及其運行的風(fēng)險水平。理解組織的環(huán)境，可以使審核員以一種更加關(guān)注重大事項的方式來(lái)進(jìn)行審核的策劃。即使在實(shí)施組織內部審核時(shí)，也要考慮到組織的環(huán)境，從而了解自上次審核以來(lái)所發(fā)生的變化，以及審核員可能不知道的事情。這就是說(shuō)，即使一名經(jīng)驗豐富的審核員，也不要太過(guò)于自信，以為自己什么都知道，因為現在任何事情都會(huì )變化得非?？?。

　　準備審核路線(xiàn)

　　在審核過(guò)程中使用檢查表是可以的，但是要注意，審核員按照檢查表進(jìn)行審核可能會(huì )錯過(guò)重要的問(wèn)題，而且看不到管理體系實(shí)施的全貌。管理體系審核是基于抽樣審核，在大多數情況下，審核不可能詳細查看到組織的每一個(gè)過(guò)程和活動(dòng)。因此，審核員應花費更多的時(shí)間來(lái)關(guān)注風(fēng)險比較高以及與顧客和管理體系相關(guān)的方面。審核員可以準備一個(gè)在審核過(guò)程中要查看的議題或過(guò)程清單，而與此同時(shí)，還要具備足夠開(kāi)放的視野，以便跟蹤在審核過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題。在遠程審核過(guò)程中，審核員可以依靠遠程審核引導員幫助其在現場(chǎng)使用攝像機，從而確保審核員知道正在哪里進(jìn)行審核的動(dòng)態(tài)情況。

　　審核期間

　　在審核期間，審核員應扮演主導角色。

　　建立平臺并溝通審核員的期望

　　在每次會(huì )議開(kāi)始時(shí)，審核員要讓受審核方知道審核的要求是什么，并讓受審核方有機會(huì )解釋組織是如何滿(mǎn)足這些要求的。在此時(shí)，讓受審核方進(jìn)行充分表現，使其毫無(wú)顧忌地談?wù)劰芾眢w系的實(shí)施情況，而審核員則要進(jìn)行耐心傾聽(tīng)、仔細觀(guān)察并得出正確結論。要記住，在審核過(guò)程中，審核員是主導者，所以不要忽視審核目標，更不能使審核偏離主題。

　　四處走動(dòng)，由大到小并由點(diǎn)到面

　　審核員要遵循下游或上游過(guò)程，四處走動(dòng)。先從全局開(kāi)始審核，并根據需要深入查找相關(guān)問(wèn)題。然后，再回到全局層面，將各個(gè)審核點(diǎn)聯(lián)系起來(lái)。在通常情況下，審核員會(huì )列出一些不符合項或觀(guān)察項，如果將這些審核發(fā)現合并起來(lái)，就會(huì )構成一個(gè)與特定過(guò)程相關(guān)的比較大的問(wèn)題，有時(shí)甚至導致其會(huì )與管理層相關(guān)。

　　審核員不要自以為可以坐在會(huì )議室里，并在不觀(guān)察現場(chǎng)活動(dòng)和進(jìn)行真實(shí)抽樣的情況下，就能夠對組織進(jìn)行有效的審核。在遠程審核過(guò)程中，審核員要告訴遠程審核引導員去哪里審核，以及要查看什么內容。審核抽樣安排要由審核員來(lái)選擇，而不是由受審核方來(lái)選擇，這一點(diǎn)應特別給予關(guān)注。

　　通報

　　在每次會(huì )議結束后，審核員都要對自己觀(guān)察到的情況進(jìn)行總結，并讓受審核方知道審核員對審核發(fā)現的看法。審核員通過(guò)審核可能已經(jīng)發(fā)現，受審核方的管理體系實(shí)施一切都是那么的井然有序，或者需要進(jìn)一步跟蹤。

　　也許審核員會(huì )遇到一種不符合現象，即使這種不符合現象上升到一定嚴重程度的審核發(fā)現可能還為時(shí)過(guò)早。然而，對于審核至關(guān)重要的是，審核員要確認自己發(fā)現了什么情況，從而使受審核方有機會(huì )對這些發(fā)現情況所產(chǎn)生的任何疑問(wèn)進(jìn)行澄清。應當指出的是，這種通報會(huì )為末次會(huì )議的順利舉行奠定良好的基礎，并可以避免發(fā)生潛在的沖突。

　　審核之后

　　審核員在審核之后將提供一個(gè)清晰而簡(jiǎn)明的審核報告。如果審核員無(wú)法將審核發(fā)現編制成一個(gè)清晰而簡(jiǎn)明的審核報告，那么審核員就必須做進(jìn)一步的功課來(lái)提高其綜合審核能力。任何閱讀審核報告的人員，都應能夠理解審核員的審核發(fā)現是什么，為什么這個(gè)審核發(fā)現是一個(gè)問(wèn)題，以及支持審核發(fā)現的客觀(guān)證據及其各自的要求。

　　管理層人員應能夠理解審核發(fā)現，以便能夠對審核發(fā)現采取必要的糾正措施，并使任何其他審核員都能夠對這些審核發(fā)現進(jìn)行跟蹤，以確認所采取的糾正措施是否有效地解決了相關(guān)審核發(fā)現問(wèn)題。

　　審核員組織好自己的想法

　　在審核過(guò)程中，審核員已經(jīng)與若干人員進(jìn)行了訪(fǎng)談，查看了相關(guān)記錄和程序，觀(guān)察了許多業(yè)務(wù)活動(dòng)。審核員要把這些審核點(diǎn)聯(lián)系起來(lái)，從而得出某些審核結論。審核員在開(kāi)始編制審核報告之前，要對自己在審核過(guò)程中所做的審核記錄進(jìn)行評審，并組織好自己的想法。

　　擁有足夠的客觀(guān)證據支持每一項審核發(fā)現

　　如果沒(méi)有客觀(guān)證據來(lái)支持審核發(fā)現，那么受審核方就可能會(huì )對審核發(fā)現產(chǎn)生懷疑。如果審核員手里沒(méi)有掌握足夠而可靠的客觀(guān)證據，那么就要回到受審核方那里去尋找相關(guān)客觀(guān)證據。

　　讓“審核報告”休息一下

　　當審核員編制出一份審核報告草稿之后，可以先把這一審核報告草稿擱置在一旁幾個(gè)小時(shí)，而在此期間，審核員可以先去做其他別的事情。然后，審核員再帶著(zhù)一個(gè)清醒的頭腦回來(lái)，并對審核報告草稿進(jìn)行系統而全面的評審，從而確保審核報告的準確性、充分性和完整性。